Actes et registres

Le jour, le mois, l'année et l'heure de la naissance, de la reconnaissance, du mariage, du décès ou de l'accouchement d'un enfant sans vie, que l'acte constate, sont écrits en lettres. Le jour et l'année de naissance des personnes mentionnées dans les actes sont écrits en chiffres (article 6 du décret n°2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l'état civil).

L’Instruction générale relative à l’état civil  (n°123-1) indique que « Dans les actes, les lieux seront désignés sous la forme suivante :

• la première lettre en majuscule, les autres en minuscules : la commune ;
• la première lettre en majuscule, les autres en minuscules et le tout entre parenthèses : le département, le cas échéant, le district, l'Etat, le pays ;
• pour Paris, Marseille et Lyon [cf. n°103] : le numéro d'arrondissement (ex. : Paris premier arrondissement) ».

L’IGREC (n°112-2) prévoit que « Le patronyme des personnes désignées dans l'acte doit être inscrit en lettres majuscules. Si le procédé de mise en forme utilisé ne permet pas l'accentuation des majuscules, la lettre accentuée doit être inscrite en minuscule, même si elle constitue la première lettre du nom patronymique, afin de permettre la reproduction des signes modifiant la prononciation (points, accents, cédilles) ».

L’Instruction générale relative à l’état civil (n°111) indique que « les prénoms simples sont séparés par une virgule, les prénoms composés comportent un trait d'union ».

Par ailleurs, la circulaire du 28 octobre 2011 indique à ce sujet que « pendant longtemps, l’usage était, en matière d’inscription sur l’acte de naissance, de séparer les différents prénoms par un simple espace, le prénom composé se différenciant en principe par l’apposition d’un tiret entre les deux prénoms le composant, sans toutefois qu’une règle n’impose cette différenciation. Cette pratique, source de difficultés d’interprétation sur la nature réelle des prénoms choisis par les parents, a été abandonnée ».

Ainsi, lors de la rédaction d’un acte, il convient de séparer par une virgule les prénoms simples y compris lorsqu’un espace figure entre eux dans l’acte de naissance.

NON. Seuls les signes diacritiques reconnus de la langue française peuvent être portés tant sur les lettres majuscules que sur les lettres minuscules. Il s’agit des signes suivants : à - â – ä - é - è - ê - ë - ï - î - ô - ö - ù - û - ü - ÿ - ç. Les ligatures « æ » (ou « Æ ») et « œ » (ou « Œ »), équivalents de « ae » (ou « AE ») et « oe » (ou OE) sont également admises (circulaire du 23 juillet 2014 relative à l’état civil, p.2).

Par conséquent, il n’est pas possible de porter le « tilde » (ñ) espagnol ni aucun autre signe non reconnu par la langue française sur un acte d’état civil.

NON. La dénomination des lieux doit être celle en vigueur au jour de l’événement ou celle qui figure dans les actes de l’état civil originaux, même si des modifications ultérieures de cette dénomination sont intervenues (IGREC n°123-1). Par conséquent, il faudra bien indiquer « Basses-Pyrénées » dans l’acte de mariage. 

L’Instruction générale relative à l’état civil (n°121) prévoit que « La profession qui doit être indiquée s'entend non seulement de celle actuellement exercée par les intéressés, mais également de celle qu'ils exerçaient en dernier lieu avant de cesser leur activité professionnelle. Il convient, dans cette hypothèse, de préciser « ancien », « en retraite », ou « honoraire », ou en cas de chômage, de préciser « sans emploi ».

Lorsqu'une personne n'a jamais exercé une profession, il convient d'indiquer « sans profession ».

Les changements liés à l'évolution de la situation professionnelle ne peuvent donner lieu à rectification ».

NON.  L’article 6 du décret n°2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l’état civil prévoit que les « abréviations et acronymes ne sont pas autorisés hors les cas où la loi ou les règlements en admettent le principe ». Ainsi, sont admis les abréviations « RC » au lieu et place de « répertoire civil » ; « CRPCEN » pour la « Caisse de retraite et de prévoyance des clercs et employés de notaires » et l’acronyme « PACS » en lieu et place de « pacte civil de solidarité ». L’utilisation de toute autre abréviation n’est pas admise.

Ce sont les renseignements contenus dans le corps de l’acte qui font foi.

Les mentions marginales doivent être signées de façon manuscrite par l’officier de l’état civil (art. 8 du décret n° 2017-890) alors que l’apposition du sceau n’est pas prévue.

L’article 6 du décret n°2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l’état civil prévoit que « Des espaces suffisants sont réservés pour l'apposition ultérieure des mentions. Lorsqu'il n'existe plus d'espaces suffisants, la mention est apposée sur les pages laissées vierges en fin de registres et réservées à cet effet ; dans ce cas, une inscription sommaire est opérée sur l'acte ». 

Dans cette hypothèse, l’officier de l’état civil pourrait indiquer en marge de l’acte de l’état civil un renvoi vers la fin du registre (« Suite des mentions en fin de registre ») où figurerait une formule du type :  

« Suite des mentions marginales de l’acte de….. n°…- (catégorie d'acte) NOM Prénoms (et NOM Prénoms)

…………………………………………………………………….

..... (date d’apposition de la mention).

..... (qualité et signature de l’officier de l’état civil) ».

NB : s’il n’existe plus aucune place disponible, le Procureur de la République doit être saisi afin d’obtenir des instructions.

OUI. L’officier de l’état civil dépositaire de l’acte de l’état civil dont une mention a été omise saisira l’officier de l’état civil ayant omis de transmettre l’avis de mention correspondant, aux fins d’apposition de cette mention (circulaire du 26 juillet 2017, annexe 5).

Pour consulter la note de synthèse, cliquer ici, et l’annexe 7 de la circulaire du 26 juillet 2017, cliquer ici. 

Si aucun texte n'impose la tenue d'un tel registre des rectifications, l’officier de l'état civil ne peut se dispenser d'indiquer le numéro de la décision de rectification dans la mention apposée en marge de l’acte ou de la mention à rectifier. C’est pourquoi en pratique, la tenue d’un tel registre parait recommandée. 

Réponse ministérielle, J.O., Assemblée Nationale 26 avril 2022, p. 2761, Q. n° 30777 

OUI. Lorsqu'une erreur ou une omission est détectée avant la signature de l'acte ou de la mention marginale, elle peut être immédiatement corrigée au moyen de ratures, rajouts et renvois, dûment approuvés et signés par toutes les personnes qui ont concouru à l'acte (article 6 du décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 et IGREC n° 102). Il n'y a pas lieu d'aviser le procureur de la République. 

Formules pouvant être apposées en marge de l’acte :  

• Erreur : « X mot(s) rayé(s) nul(s) et « remplacé(s) par « ……… », date et signatures ;
• Omission : « X mot(s) inséré(s)/ajouté(s) : « ……… », date et signatures.

Généralement à la hauteur du numéro d'ordre, et avant le texte même de l'acte de l'état civil, figure le nom et le(s) prénom(s) de la personne ou des personnes concernées par l'acte. Cette indication est appelée « analyse marginale ». Elle est destinée à faciliter le travail de recherche de l'officier de l'état civil. N’ayant pas la valeur authentique de l’acte, elle est corrigée, en étant barrée et remplacée par le nouveau nom et le cas échéant par le(s) nouveau(x) prénom(s) de(s) intéressé(s), chaque fois qu'une mise à jour vient modifier le patronyme ou le(s) prénom(s) du (des) titulaire(s) de l'acte (IGREC n°105-1).

NB : en cas de contradiction entre l’analyse marginale et le contenu de l’acte de l’état civil, il convient de se référer à ce dernier.

Cliquer ici.

L’article 40 du Code civil dispose que « Les actes de l'état civil sont établis sur papier et sont inscrits, dans chaque commune, sur un ou plusieurs registres tenus en double exemplaire. […]

Par dérogation au premier alinéa, les communes dont les traitements automatisés de données de l'état civil satisfont à des conditions et à des caractéristiques techniques fixées par décret sont dispensées de l'obligation d'établir un second exemplaire des actes de l'état civil ».

L’article 11 du décret n°2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l’état civil prévoit quant à lui qu’« Un traitement automatisé, hébergé par la commune […] peut être utilisé pour l'établissement des actes de l'état civil et pour les mises à jour résultant de l'apposition des mentions en marge de ces actes. Les données des actes de l'état civil établis par un procédé manuel peuvent être enregistrées ultérieurement par le traitement automatisé de la commune […].

La commune peut déléguer l'hébergement du traitement automatisé de ses données de l'état civil ou d'une sauvegarde de ces données au département, à la région, à un établissement public de coopération intercommunale ou à toute personne morale de droit public de son choix. […].

Les conditions techniques de sécurité, d'intégrité et de confidentialité des traitements automatisés des données de l'état civil et de leur hébergement sont fixées par arrêté du garde des sceaux, ministre de la justice ».

A ce jour, l’arrêté ministériel n’est pas paru. En conséquence, aucune Commune ne peut être dispensée d'établir un double du registre des actes de l'état civil.

• Par courrier auprès de Phil@poste - Etat civil, Z.I Avenue Benoît Frachon, BP 10106 Boulazac, 24051 PERIGUEUX CEDEX 09 ;
• Par internet à l’adresse suivante : philamairie.laposte.fr

NON. Dès lors, ces procès-verbaux peuvent aussi bien être établis sur du papier timbré que sur des feuilles de papier libre.